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【完全版】社内の職場環境の改善がめちゃくちゃ進む43の極意とは?

社内の職場の環境を改善する方法

 

「社内の職場環境を劇的に改善したい!どうすればいい?」
 
「社内の職場環境が悪すぎる!具体的な改善方法を教えて欲しい!」

 

このように、社内の職場環境の改善について悩む上司やリーダーは多いでしょう。

社内の職場環境の改善は、上司やリーダーの永遠の課題と言っても過言ではないでしょう。

 

そこで本記事では、社内の職場環境の改善がめちゃくちゃ進む43の極意について解説していきます。

超具体的に解説しますので分かりやすいですし、今すぐに使えますので、かなり実用的です!

 

本記事では、職場改善について下記4つの視点に大別して、ご紹介していきます。

職場改善の4つの視点

①職場環境の改善

②仕事自体や業務量の改善

③社員の能力や学習・研修の意識改善

④雑務や単純作業の職場改善

 

かなりのボリュームですが、職場環境を激変できるヒントがたくさんあります!
ぜひワクワクしながら読み進めて下さい!

 

 

  1. ①職場環境の改善
  2. ②仕事自体や業務量の改善
    1. 無駄な仕事を次々と改善する
    2. 業務の平準化を行う
    3. 達成感のある業務が偏らないように調整する
    4. 本人のレベルをはるかに越えた難易度の仕事は、手厚いサポートを行う
    5. 業務分担の内容を明確化する
    6. 指示者が明確で、誰に従うか迷わないようにする
    7. 全ての仕事の背景・目的を明確化する
    8. 全ての仕事のゴール(目標)を明確化させる
    9. 繁忙期は人員配置を見直す
    10. 属人化を解消する
  3. ③社員の能力や学習・研修への意識改善
    1. 職場で必要な能力を明確化する
    2. スキルマップを作成し、個人の能力を見える化する
    3. 能力や経験に見合った訓練や能力開発を行う
    4. 上司が部下の訓練や研修の機会を積極的に与える
    5. 学びを即実践させる
    6. 個人のキャリアプランを明確にする
    7. 自己啓発を促す
    8. 研修報告会を開催する
    9. お互いに教えあう風習を作る
    10. 過去の研修のレビューを残す
  4. ④雑務や単純作業の職場改善
    1. 本来の業務を圧迫するサブの仕事を減らす
    2. 単純なデータ入力作業の負荷を減らす
    3. 単純作業は派遣社員に依頼する
    4. 測定データの手入力を無くす
    5. 報告書や必要書類のフォーマット化を進める
    6. 勤怠管理のシステムの整備or外注化
    7. 出張手配のシステムの整備or外注化
    8. 出張業務時のサポート体制の整備
    9. 不具合など大きな負荷が長期化する場合、サポート体制を整備する
    10. 顧客や関連業者とのトラブル発生時のサポート体制を整備する
    11. ある程度の自由裁量権を与える
    12. 過去のミスを整理して共有する
    13. 過去のミスが再度発生しないように再発防止策を施す
    14. 起こりそうなトラブルを予測し、未然防止策を施す
    15. 同じデータを取らないように、過去のデータを蓄積する
    16. ムダな検査やダブルチェックを無くす(減らす)
    17. 会議のムダを無くす
    18. 定時時間後の会議は無くす
    19. ごみ捨てや掃除のムダを無くす
  5. まとめ

①職場環境の改善

それではまず、職場環境の改善について解説していきます。

職場環境については、照明や室温、設備の拡充などが考えられます。

 

しかし職場環境において最も重要なのは、職場や従業員の健康的な雰囲気が作れているか否かです。

 

職場環境が素晴らしい職場とは、

職場環境が素晴らしい職場とは?

職場環境が素晴らしい職場に変えていくための具体策や思考方法は、それぞれのリンク先に詳細にまとめていますので、ぜひ参考にして下さい。

 

一度に全てを読むのは大変です。本記事をブックマークし、少しづつ読んでくださいね。

 

 

②仕事自体や業務量の改善

次に、仕事自体や業務量の改善について解説していきます。

 

無駄な仕事を次々と改善する

世の中には無駄な仕事があふれています。

 

「昔からやってるから!」

 

「こういう手順でやるルールだから!」

 

このように、本当に必要かどうかも考えずに思考停止で仕事をしていませんか?

 

思考停止で行う仕事は、本当に無駄だらけです。

※思考停止を防ぐには、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【完全保存版】思い込み対策10選!仕事で思考停止を改善する思考法

 

たとえば、

 

「この仕事は本当に必要なのか?」

 

などと考えて、仕事を改善する必要があります。

 

なお、無駄な仕事を改善するには、下記2つの視点が有効です。

 

・7つ&新7つのムダ:日本一の企業トヨタの提唱する思考方法

 

・自問自答リスト:改善マンの私が作成した超実用的な改善の切り口を見つける質問リスト

 

この2つの視点は、非常に実用的なので、ぜひ活用してください。

 

思考方法は、業界や職種、あなたの好みによって合う合わないがあります。

なので、この2つの方法を活用してみて、あなた自身に合う方法を使うことをおすすめします。

7つのムダとは?ムダ取りの事例から学ぶ仕事のムダを減らす改善のコツ

【新7つのムダとは?】最先端のムダ取りの教えと改善のコツやノウハウ

【超決定版】仕事を早く終わらせる自問自答リスト!悪い効率を劇的改善!

 

特に、⇧の「自問自答リスト」は仕事がめちゃくちゃ効率的になるヒントがたくさん!職場環境の改善にも効果的なので、ぜひ活用して下さい!

 

 

業務の平準化を行う

「あの人、いつも忙しそうだよね。」

「逆にあいつは、暇そうなとき多いよな。」

 

このように、同じ職場でも人によって担当する仕事量や仕事の難易度は大きく異なることがあります。

業務の偏りが大きいほど、不平不満が溜まりやすいですし、効率も悪くなってしまいます。

 

さらに、特定の人に負荷が偏りすぎると、会社を辞めたり精神的に病むリスクが高まってしまいます。

そこで、業務の平準化が必要となってきます。

 

業務の平準化とは、人によって偏りがある業務量を正しく振り分けて、業務量の平均化を図ることです。

 

業務の平準化を行うためには、チームの仕事を一元化管理する必要があります。

一元化管理が社内ツールで管理されている会社も多いと思います。

しかしあなたの会社が管理されていない場合は、エクセルで構いませんので、チーム全員の業務を書きだしてください。

 

そして担当業務の量を全員で共有し、担当業務を見直しましょう。

この時重要なのは、全員が納得感を持って業務量を調整することです。

 

不平不満を抱えないように、全員でしっかりと話し合い、納得できる業務の平準化を行いましょう。

 

放置していると、人の仕事量は絶対に偏ります!絶対です。業務の平準化はどんな職場でも必須ですよ。

 

 

達成感のある業務が偏らないように調整する

時代が進むにつれて、特に大企業では業務の細分化がさらに進んでいます。

業務が細かくなりすぎることによる弊害として、能力の低い担当者が単純作業ばかりをやらされる場合があることです。

 

個人の技量を活かす仕事や、達成感のある業務も割り振らないと、能力の低い担当者が精神的に病んだり、会社を辞めるリスクが高まってしまいます。

 

効率化を追い求めすぎて従業員を追い詰めないように、達成感のある業務が偏らないようにすることが大切です。

 

本人のレベルをはるかに越えた難易度の仕事は、手厚いサポートを行う

仕事の難易度には、下記の3種類があります。

 

仕事の3つの難易度

コンフォートゾーン

 自分のレベルより低い難易度の仕事や、慣れ親しんだ仕事

 

ストレッチゾーン

 自分のレベルより少しだけ難易度が高い仕事や、難易度が高くてもサポート体制が整っていたり、一部経験のない新しい仕事

 

パニックゾーン

 自分のレベルよりはるかに難易度が高い仕事や、全く経験のない新しい仕事なのにサポートがない状況)

 

この3つの中で最も適切な仕事はどれでしょうか?

それは、ストレッチゾーンの仕事です。

なぜなら、担当者のレベルより少しだけ難易度が高い仕事は、担当者を適切に成長させてくれるからです。

 

他方で、パニックゾーンの仕事をたとえるなら、

泳ぎ方を知らない子供を大海原に放り出すようなものです。

 

「厳しくしないと成長しない!」

 

という考えはある意味正解ですが、それはあくまでストレッチゾーンの話です。

 

パニックゾーンの仕事は与えないのが理想です。

しかし時にはパニックゾーンの仕事を与えなければならない時もあるでしょう。

 

そんな時は、面談術や3分ミーティングを取り入れて、しっかりとサポートしましょう。

 

面談術や3分ミーティングについては、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【部下育成のためのリーダーシップの極意】面談術を超具体的に教える

【リーダーの3分ミーティング術】部下の育成が劇的に捗る極意!

 

小まめな面談はめんどくさい!という方がいます。でも、面談しないことによるデメリットの方がはるかに大きいですよ!

 

 

業務分担の内容を明確化する

たとえば、

 

上司「チーム一丸となって、この仕事を頑張ろう!」

 

なんてことをリーダーや上司が言ってしまうと、非常に危険です。

なぜなら、チーム一丸のようなあいまいな言葉を使ってしまい、明確な業務分担を行わないと、誰も仕事をやらない可能性が高いです。

 

やろうとしてもやれないんです。

だって、業務の分担が決まっていないんですから。

 

よって、

 

上司「A君は○○を、B君は△△を担当してくれるかな?」

 

と、業務分担の内容を明確化しましょう。

 

誰が何をやるのか?ちゃんと伝えましょう!

 

 

指示者が明確で、誰に従うか迷わないようにする

特に新人や若手社員は、主任やOJTリーダーなど複数人から指示を受けることがあります。

指示者が異なると、同じ仕事でも指示の内容が異なり、新人たちは困惑する可能性があります。

よって、たとえば

 

「新人に指示を出すのは、原則としてOJTリーダーのみとする」

 

というように、指示系統は複数ではなく1つにするようにしましょう。

 

 

全ての仕事の背景・目的を明確化する

仕事の背景や目的が分からないと、担当者のその業務に対する理解度が下がりますし、やりがいも見いだせないのでアウトプットの質が下がってしまいます。

 

仕事の背景や目的を説明せずに業務を割り振るのは、丸投げと同じです。

 

上司やリーダーなど仕事の割り振りをする人たちは、割り振る先(部下)に説明責任があります。

業務の丸投げをせずに、説明責任を果たしましょう。

 

また部下は、仕事の背景や目的が不明確ならば、自分から上司やリーダーに聞く姿勢を持ちましょう。

 

あいまいなまま仕事を進めてはいけません。

 

仕事の背景と目的の理解は、めちゃくちゃ重要です。仕事の質やモチベーションに関わるので、必ず担当者みんなが理解できるようにしましょう!

 

 

全ての仕事のゴール(目標)を明確化させる

一つひとつの仕事には、必ずゴールがあります。

ゴールを設定しないと、中途半端な結果に終わってしまいますし、やりきる力も身に付きません。

 

×「経費を削減する」

〇「経費を10万円/月削減する」

 

たとえば上記〇の例のように、必ず一つひとつの仕事に明確なゴールを設定しましょう。

 

あいまいなゴール設定は、甘えや無責任な態度へと変わっていきます。要注意ですよ!

 

 

繁忙期は人員配置を見直す

繁忙期は人員配置を見直しましょう。

 

たとえば経理部は、決算の対応をする3~5月は繁忙期になります。

この繁忙期に経理部に無理させないように、人員を流動的に配置することで効率的に業務を行うことができます。

 

逆に閑散期は、経理部が他の部署を手伝うような仕組みがあると、他部署の業務も円滑に進むようになります。

部署をまたぐ活動は難しいので、まずは同じ職場内で検討してみましょう。

 

人的資源の有効活用によって、繁忙期と閑散期を上手くコントロールすると、職場の業務改善に大きく貢献できます。

 

 

属人化を解消する

属人化とは、ある業務を特定の人が担当し、その人しかやり方が分からない状態になることを言います。

属人化は非常に危険です。

なぜなら、その人が急病や退職によっていなくなると、誰もやり方が分からない業務が生まれるリスクがあるからです。

 

属人化を無くすには、主に

 

・マニュアル作成

・教育の場を設ける

 

の2点が有効です。

 

なお、属人化を解消するために役立つ教育方法については、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

超役立つ部下の仕事の教え方の極意「修蔵息遊」!部下を育てるリーダー技

 

属人化は重大な問題です!職場環境を進めるなら、属人化はぜひ解消していきましょう!

 

 

③社員の能力や学習・研修への意識改善

それでは次に、社員の能力や学習・研修への意識改善について解説していきます。

 

職場で必要な能力を明確化する

あなたの職場では、求められる能力は明確化していますか?

 

その職種かつ職場で、一体何を勉強してどの能力を伸ばしていいかわからない状態では、個人のスキルを伸ばしようがありません。

何が求められているか分からない状態では、社員たちの学習意欲は湧かず、人が育たない組織になってしまいます。

 

よって、職務要件をかみ砕いて、より具体的に求められる能力を明確化させる必要があります。

 

 

スキルマップを作成し、個人の能力を見える化する

さて、上記項目では、職場で必要な能力を明確化することを提案しました。

しかし実は、職場で必要な能力を明確化することだけでは不十分なんです。

 

なぜなら、従業員一人ひとりのスキルレベルが分からない状態、つまり現状把握ができていないからです。

 

いわば、職場で必要な能力を明確化することは理想の姿を掲げることで、

従業員一人ひとりのスキルレベルを把握することは現状の姿を明らかにすることです。

 

何事も、理想の姿と現状の姿があって初めて、歩みを進めることができるのです。

 

さて、それではどのように従業員一人ひとりのスキルレベルを把握すればいいのでしょうか?

 

そのための手段として、スキルマップの作成をおすすめします。

スキルマップとは、職場で求められる能力毎に、従業員一人ひとりのスキルレベルを数値化して示したものです。

 

すでにスキルマップがある職場も多いですが、そのほとんどが形骸化しているのではないでしょうか?

※もちろん、きっちりスキルマップを使えている職場もあります。

 

スキルマップの作り方などについては、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

スキルアップはどんな職場にも必須だと考えます。

【スキルマップとは?】スキルマップ導入のメリットや作成方法とコツ

 

「自分には何が求められているの?」「自分は今どれぐらいのレベルなの?」を数値化して、1人ひとりが理解できるようにしましょう。

 

 

能力や経験に見合った訓練や能力開発を行う

さて、先ほど提案したスキルマップがあれば、誰がどんな能力を伸ばす必要があるのかが明白となります。

そこで、能力や経験に見合った訓練や能力開発を行いましょう。

 

スキルレベルが高い人を講師としてスキルレベルが低い人に教育する機会を設けましょう。(勉強会など)

 

また、全体としてスキルが低い場合は、代表者に外部研修を受講してもらい、社内講師となってもらうのも良いですね。

スキルマップは作って終わりではなく、生きたツールとして、スキルマップをベースに教育することが大切です。

 

これからの時代は、ヒトづくりを基盤とした職場作りがますます重要となります。

 

よって、能力や経験に見合った訓練や能力開発を行っていきましょう。

 

 

上司が部下の訓練や研修の機会を積極的に与える

上司が部下の訓練や研修の機会を積極的に与えることは重要です。

なぜなら、消極的な部下は研修に参加する勇気が湧かないことがあるからです。

 

積極的な部下は、主体的に

 

「この研修に行きたい!」

 

と自分で学びの機会を設けていきます。

 

しかし消極的な部下は、いつまで経っても自分から主体的に学ぶ姿勢を持てません。

このまま学びの機会が均等に与えられない状態が続くと、偏った組織が出来上がります。

 

よって、上司が部下の訓練や研修の機会を積極的に与えることが重要です。

 

学びの機会は、みんなに均等に与えましょう!

 

 

学びを即実践させる

研修や勉強会でせっかく能力を身に付けても、その能力を活かせないとやりがいを感じることができませんし、すぐに学んだことを忘れてしまいます。

業務で必要だから学んだはずなのに、すぐに実践させないと、学びの効果が薄まってしまいます。

※もちろん、状況によってはすぐに実践できない場合もありますが。

 

さて、学びを即実践するには、職場の一人ひとりがラーニングアジリティを高める必要があります。

 

ラーニングアジリティ(Learning agility / 学習機敏性)とは、新しい環境や経験から素早く学び、未知の問題に応用していく能力を意味します。

 

要するに、

 

学び即実践(応用)!

 

する能力です。

 

学びを即実践して使うことで、能力がメキメキ伸びます。

 

ラーニングアジリティを高める方法などは、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【ラーニングアジリティを高める超簡単な7の方法】リーダー必須スキル

 

ラーニングアジリティは、私がイチオシする能力です!これからの時代、もっと重要度が増していくので、今のうちに学んでおきましょう!

 

 

個人のキャリアプランを明確にする

職場として求められる能力だけでなく、

 

「自分がどのような人材になりたいのか?」

「将来、どのような理想形を目指してキャリアを歩むのか?」

 

を明確にしましょう。

 

個人のキャリアを言語化し、そのキャリアを歩むための具体的なスケジュールを立てることが必要となってきます。

そのためには、面談術や3分ミーティングにて、部下一人ひとりと親身に話し合いましょう。

 

面談術や3分ミーティングについては、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【部下育成のためのリーダーシップの極意】面談術を超具体的に教える

【リーダーの3分ミーティング術】部下の育成が劇的に捗る極意!

 

個人のキャリアプランが明確になれば、職場で働く社員一人ひとりがイキイキと輝きます。

これも立派な職場改善です。

 

 

自己啓発を促す

自己啓発(じこけいはつ)とは、本人の意志で自分自身の能力や精神面の成長を目指して学ぶことを指します。

 

職場の指導育成では、どうしても補いきれないのが実情です。

そこで、自主的な学習を促すことで、スキル・精神・モチベーションの高い人材が育つようになります。

自己啓発を促すことで、人が伸び続ける職場が出来上がりますので、職場の人の改善が進みます。

 

一人ひとりが学ぶ職場になれば、劇的に職場改善は進んでいくはずです!(私の職場はまだ不十分…!)

 

 

研修報告会を開催する

研修に参加した社員には、研修報告会を開催させましょう。

出張報告書だけで終わらせてしまう人が多いですが、これでは不十分です。

 

「本人がどう感じたのか?」

「この職場で何が使えそうなのか?」

 

ということを、研修報告会でプレゼンし、職場に展開することが重要です。

研修で学んだことを直接関係者に展開してもらうことで、情報共有が確実になされて全員の能力の底上げにつながります。

さらには講師として説明した担当者のプレゼン能力も向上します。

 

「時間がない」

 

という言い訳は封印し、ヒト作りの時間を設けるようにしましょう。

なお、研修報告会のプレゼンの質を上げるには、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【研修報告のプレゼン6つの極意】プレゼンの天才が贈るアッと言わせる方法

 

 

お互いに教えあう風習を作る

お互いに教えあう風習を作りましょう。

なぜなら、誰かが業務に困ったときに、必要な知識や経験を所有している人が相談に乗ることで、効率的に学習効果と成果を挙げることができるからです。

 

またお互いに教え合える職場というのは、心理的安全性が高い職場と言えます。

 

よって、専門知識や指導育成力の向上効果が見込める上に、コミュニケーションが活発化して明るい職場ができるので、お互いに教えあう風習を作りましょう。

 

まずは職場の全員が相手の話を傾聴する力を高めることで、相互理解と助け合いの精神の基盤を鍛えることができます。

 

傾聴力を高めるには、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【リーダーに絶対必要な能力は傾聴力】傾聴スキルが飛躍する11のコツ

 

個人で成長するのではなく、職場みんなで成長する意思が浸透すれば、絶対に素晴らしい職場になります!

 

 

過去の研修のレビューを残す

過去の研修のレビューは絶対に残すようにしましょう。

なぜなら、今まで社員が受けた研修のレビューや評価(数値化)を残すことで、効率的に研修が受けられるようになるからです。

 

もう少し具体的に言うと、過去に受講した社員のレビューを読むことで、受講内容の概要をより深く知ることができます。

 

さらに数値化した評価を見ることで、評価の高い高品質の研修を受講できるようになります。

 

よって、過去の研修のレビューは絶対に残すようにしましょう。

 

 

 

④雑務や単純作業の職場改善

それでは最後に、雑務や単純作業の職場改善について解説していきます。

 

本来の業務を圧迫するサブの仕事を減らす

本来の業務を圧迫するサブの仕事を減らしましょう。

なぜなら、本業と違ってサブの仕事は利益に直結しないからです。

 

たとえば、職場委員や環境委員、レイアウト管理委員、労働組合など、会社内には数多くの委員会があります。

他にも、雑用(掃除やごみ捨てなど)や突発業務も多く存在しますよね。

 

このようなサブの仕事に圧迫されて、本来の業務で遅れが生じたり、質が下がるのは論外です。

よって、委員会の会合時間を削減したり派遣社員を活用することで、正社員がする必要がない業務を減らしていきましょう。

 

メインの仕事を放置するなんてありえない!ですよ!

 

 

単純なデータ入力作業の負荷を減らす

単純な入力作業の負荷を減らしましょう。

なぜなら、単純な入力作業は、誰でも出来る知的生産の非常に低い仕事だからです。

 

高いお金を払っている正社員に単純な入力作業をさせるのは、人件費が非常にもったいないです。

 

たとえば、入力作業を自動化したり(RPA)、派遣社員に任せたりしましょう。

また、

 

「本当にこのデータは必要か?」

 

と考えて、入力が不要な項目は入力自体をやめる視点も有効です。

よって、単純な入力作業の負荷を減らしましょう。

 

 

単純作業は派遣社員に依頼する

誰でもできるような単純作業だけど、絶対に無くせない!という仕事もありますよね。

そのような単純作業は、派遣社員に依頼しましょう。

 

理由は、上記「単純なデータ入力作業の負荷を減らす」の項目と同じです。

 

単純作業は、人件費の安い派遣社員に担当してもらい、正社員は単純作業や雑務などはやらせないようにしましょう。

※派遣社員を差別しているわけではなく、人的資源の有効活用です。

 

なお、派遣社員の上手い扱い方について、下記の記事にて詳細にまとめていますので、ぜひ参考にして下さい。

扱いづらい派遣社員を上手く動かす16の方法とは?【トリセツ決定版】

 

派遣社員が増えてますよね。派遣社員を上手くコントロールできれば、職場はますます良くなりますよ!

 

 

測定データの手入力を無くす

たとえば、測定したデータを人が見て、手でパソコンにデータを入力するような手入力はやめましょう。

なぜなら、工数がかかりますし、データの入力ミスが生まれる原因となるからです。

測定データを直接読み込めるように、測定器とパソコンをつなぐように設定しましょう。

※測定器によりますが、連携機能が付いているなら簡単なことが多いです。

 

 

報告書や必要書類のフォーマット化を進める

報告書や必要書類のフォーマット化を進めましょう。

なぜなら、フォーマット化によって必要以上の工数をかけずに書類を作成できるため、効率化できるからです。

 

もう少し具体的に言うと、

 

・資料や報告書の細かい文言に迷う

・レイアウトにこだわる

・配色に悩む

 

このようなムダを無くすことができます。

 

直接生産性に影響を及ぼさない箇所の努力は減らすべきです。

 

たとえば、見やすいレイアウトの型を作成して共有することで、レイアウトや書式が統一され、効率的かつ見やすい書類が完成します。

※型にはまらない報告書などは、強引に当てはめる必要はありません。

 

フォーマット化すると、

 

「個性が無くなる!」

 

という方がいます。

 

しかし個性は報告書の中身で示せばいいので、何も非効率にレイアウトで個性を示さなくても良いです。

デザイナーとかなら別ですが。

 

レイアウトにこだわるのは、本当に時間がもったいない!でも、こだわる人って多いんですよね。気を付けましょう!

 

 

勤怠管理のシステムの整備or外注化

勤怠管理のシステムの整備or外注化を進めましょう。

なぜなら、勤怠管理のルールや仕組みはどの会社も似たり寄ったりなので、自作よりも外注化の勤怠管理システムの方がメリットが大きいからです。

 

自社特有の技術ならば外注化は難しいですが、この手の汎用的なシステムは次々と外注化する方が、効率的です。

 

よって、勤怠管理のシステムの整備or外注化を進めましょう。

 

 

出張手配のシステムの整備or外注化

出張手配のシステムの整備or外注化を進めましょう。

 

一人ひとりが出張に行く度に出張手配をするのは非効率ですよね。

 

出張手配を専門とする担当者を選任したり、外注化してしまう方がはるかに効率的です。

 

よって、出張手配のシステムの整備or外注化を進めましょう。

 

 

出張業務時のサポート体制の整備

出張業務時のサポート体制の整備をしましょう。

 

出張業務時は、身近に上司やリーダーがいないため、各担当が独自の判断で仕事を進めがちです。

出張時は通常と環境が異なる上に、スピーディーな判断を求められやすいので、担当者は冷静な判断ができないことがよくあります。

 

そのため、誤った判断を下してしまい、大きな損失を生んでしまいます。

※私もやらかしたことがあります。

 

出張時の判断に困ったことなど、身に覚えがある人もいるでしょう。

そこで、出張者のサポート体制の整備を進めましょう。

 

たとえば、

 

・簡易的な電話システム(グーグルハングアウトなど)を導入(気軽に連絡)

・出張前教育を充実させる

 

など、密に連絡を取ったり、出張先で困らないような事前準備を充実させましょう。

 

特に長期出張者には、手厚いケアをしましょう!目に見えないからこそ、サポートをしっかりしましょうね。

 

 

不具合など大きな負荷が長期化する場合、サポート体制を整備する

不具合など大きな負荷が長期化する場合、サポート体制を整備するようにしましょう。

 

不具合が発生すると、対応するチームには大きな負荷がかかります。

さらに不具合の解決の目途が立たない時は、対応チームは精神的にも追い込まれてしまいます。

 

よって、チームが崩壊しないように、長期間大きな負荷がかかるチームには他チームから人員を支援するなど、サポート体制を整えましょう。

※大きな負荷がかかる期間が一時的な場合は、基本的には不要でしょう。

 

 

顧客や関連業者とのトラブル発生時のサポート体制を整備する

顧客や関連業者とのトラブル発生時のサポート体制を整備しましょう。

なぜなら、会社をまたぐ場合は連携が難しくなるので、トラブル発生時は担当者同士では収拾がつかなくなることがあるからです。

 

厄介なトラブルや困りごとの連絡が遅くなるほど、トラブルが大事になりやすいです。

 

よって、たとえば関連業者との定例会や、社外と連携しやすい体制を整えておきましょう。

 

 

ある程度の自由裁量権を与える

ある程度の自由裁量権を与えましょう。

 

要するに、そこまで重要ではない判断や、細かい仕事の進め方に関しては、各個人やチームにある程度一任するということです。

 

全て事細かく上司やリーダーが指示してしまうと、部下は仕事にやりがいを感じませんし、指示待ち人間になってしまいます。

 

能力の高さに応じて自由裁量権を与えることで、業務のスピードが向上し、各個人のモチベーションも維持できるようになります。

 

よって、ある程度の自由裁量権を与えましょう。

 

これからの時代は、いかに信じて任せるか。これがめちゃくちゃ重要になります。

 

 

過去のミスを整理して共有する

過去のミスを整理して共有しましょう。

なぜなら、過去発生したトラブル(過去トラ)やミスの詳細が保存されていると、類似トラブルが発生したときに解決のヒントを得られるからです。

 

ただし過去トラは、

・見やすい形でまとまっていること

・誰もがすぐに確認できるところに保管されていること

上記の2条件を満たしておかないと、過去トラは実用的になりません。

とにかく、過去のミスは見やすく整理して、職場で共有しましょう。

 

 

過去のミスが再度発生しないように再発防止策を施す

過去のミスが再度発生しないように再発防止策を施しましょう。

なぜなら、再発防止策を施さないと、過去のミスが何度も発生するからです。

 

何度も同じトラブルが発生し、その対応に追われるのは無駄でしかないですよね?

 

よって、トラブルの原因を追究し、根本解決するまで対応することが重要です。

 

なお、ヒューマンエラーや、ルールを破ることによるミスの対策方法については、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【決定版】ヒューマンエラーを徹底的に防止する簡単な10の対策

ルールを守らない部下の8つの理由と8つの対処方法の極意【保存版】

 

 

起こりそうなトラブルを予測し、未然防止策を施す

起こりそうなトラブルを予測し、トラブルが発生しないように未然防止策を施しましょう。

なぜなら、新しい仕事を行うときや新商品を作るときはトラブルは付き物なので、未然防止策を講じることが非常に重要となってくるからです。

 

未然防止するためには、今までの業務と比較して変化点に着目することで、起こりそうなトラブルを予測することができます。

 

そのためのツールとして、製造業でよく使われるのが

・DRBFM

・FMEA

ですね。

専門的な知識が必要なので難しいですが、外部研修や本などで学ぶことができます。

※ちょっと複雑なので詳細はここでは割愛します。

 

トラブルは再発防止を防ぐよりも、そもそも発生しないように未然に防ぐものですので、この視点は非常に重要となります。

 

 

同じデータを取らないように、過去のデータを蓄積する

同じデータを取らないように、過去のデータを蓄積しましょう。

なぜなら、過去と同じデータを取るということは、全くのムダだからです。

 

たとえば、3年前に製品Aの耐久性を確かめたのに、そのデータが見つからなくて再度耐久性を確かめるという仕事について、あなたはどう思いますか?

もちろん、全くのムダだと思うでしょう。

※ただし、人口の変化など、時間と共に移ろうデータはムダではありません。

 

このように、過去に採取したデータの記録が残っていないと、同じ業務を繰り返し実施してしまい、二度手間となってしまいます。

よって、同じデータを取らないように、過去のデータを蓄積しましょう。

※蓄積するということは、職場で情報をシェアし、誰でもすぐに確認できることも含みます。

 

情報は立派な経営資源です。知識が体系化できるように意識しましょう!

 

 

ムダな検査やダブルチェックを無くす(減らす)

ムダな検査やダブルチェックを無くしましょう。

 

たとえば

 

・製品の検査

・書類のダブルチェック

 

など、過剰な確認はムダが大きいです。

 

本当にその確認は必要なのかどうか考える癖をつけましょう。

 

特に、重要度が低い場合は、思い切って確認を減らしたり無くしたりしましょう。

 

安心したいから、過剰な検査などしがちな人が多いです!でもそれって、多大なムダを生み出しているんですよね…。

 

 

会議のムダを無くす

会議のムダを無くすことは、ビジネスマンにとって永遠の課題といっても過言ではないでしょう。

なぜなら、それほど会議はムダだらけですし、効率化した後も効率が良い状態を維持するのが難しいからです。

 

会議のムダを無くすための方法については、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【超決定版】会議の無駄を無くし効率化する28個の問題への対策方法

 

⇧会議のムダがめちゃくちゃ減りますので、かなりおすすめ記事です!

 

 

定時時間後の会議は無くす

定時時間後の会議を無くしましょう。

定時時間後の会議に出るために、業務もないのに残業し続ける人がいます。

 

まさに人件費の無駄遣いです。

 

よって、定時時間後の会議を無くしましょう。

※海外との会議で、時差のためにやむを得ず定時時間後に開催しないといけない場合は、仕方ないですが。

 

 

ごみ捨てや掃除のムダを無くす

ごみ捨てや掃除のムダを無くしましょう。

社員のしつけの意味も込めて、ごみ捨てや掃除を正社員にさせている会社もありますが、掃除が多大な負荷となっている可能性があります。

なぜなら、業界によってはごみの量が膨大にあったり、ごみ置き場が離れた場所にあって移動に時間がかかる場合があるからです。

 

よって、掃除は派遣社員に任せたり、ルンバなどのロボットに補助してもらうなど、ごみ捨てや掃除の効率化を図りましょう。

 

まとめ

それでは最後に、本記事をまとめておきます。

 

①職場環境の改善
 
A:明るくて活気のある職場
 
B:明確なチームビジョンがあり、仕事の価値観を共有できている職場

 
C:心理的安全性が高い職場

 
D:従業員エンゲージメントが高い職場

 
 
②仕事自体や業務量の改善
 
・無駄な仕事を次々と改善する
 
・業務の平準化を行う

 
・達成感のある業務が偏らないように調整する

 
・本人のレベルをはるかに越えた難易度の仕事は、手厚いサポートを行う

 
・業務分担の内容を明確化する

 
・指示者が明確で、誰に従うか迷わないようにする

 
・全ての仕事の背景・目的を明確化する

 
・全ての仕事のゴール(目標)を明確化させる

 
・繁忙期は人員配置を見直す

 
・属人化を解消する

 
 
③社員の能力や学習・研修への意識改善

 
・職場で必要な能力を明確化する

 
・スキルマップを作成し、個人の能力を見える化する

 
・能力や経験に見合った訓練や能力開発を行う

 
・上司が部下の訓練や研修の機会を積極的に与える

 
・学びを即実践させる

 
・個人のキャリアプランを明確にする

 
・自己啓発を促す

 
・研修報告会を開催する

 
・お互いに教えあう風習を作る

 
・過去の研修のレビューを残す

 
 
④雑務や単純作業の職場改善

 
・本来の業務を圧迫するサブの仕事を減らす

 
・単純なデータ入力作業の負荷を減らす

 
・単純作業は派遣社員に依頼する

 
・測定データの手入力を無くす

 
・報告書や必要書類のフォーマット化を進める

 
・勤怠管理のシステムの整備or外注化

 
・出張手配のシステムの整備or外注化

 
・出張業務時のサポート体制の整備

 
・不具合など大きな負荷が長期化する場合、サポート体制を整備する

 
・顧客や関連業者とのトラブル発生時のサポート体制を整備する

 
・ある程度の自由裁量権を与える

 
・過去のミスを整理して共有する

 
・過去のミスが再度発生しないように再発防止策を施す

 
・起こりそうなトラブルを予測し、未然防止策を施す

 
・同じデータを取らないように、過去のデータを蓄積する

 
・ムダな検査やダブルチェックを無くす(減らす)

 
・会議のムダを無くす

 
・定時時間後の会議は無くす

 
・ごみ捨てや掃除のムダを無くす

 

お疲れ様でした!ハンパないボリュームなので、少しづつ改善していって下さいね。あなたの職場改善が進むことを願っております!

 

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ー以上ー

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