【超決定版】仕事を早く終わらせる自問自答リスト！悪い効率を劇的改善！

「効率が悪すぎるから、仕事を早く終わらせる極意を知りたい！

「毎日残業だらけ。仕事を早く終わらせるにはどうしたらいい？」

このように、仕事を早く終わらせる方法について、知りたかったり悩んでいる人は多いでしょう。

仕事の効率化は、ビジネスパーソン永遠の課題とも言えます。

そこで本記事では、私が仕事の効率化をする際に、日頃から使っている自問自答リストをご紹介します。

自分に何度も問いかけて思考を巡らせるクセを付けることで、驚くほど効率化できる能力が身に付きます！

さあ、あなたの仕事を早く終わらせるために、仕事を効率化していきましょう！

ぜひ、ワクワクしながら読み進めて下さい！

これ、自分で言うのも何ですが、めちゃくちゃ役に立ちますよ！ぜひ活用して下さい！

 

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仕事を早く終わらせる自問自答リストとは？

それでは、仕事を早く終わらせる自問自答リストを解説します。

やめられないか？

「昔からやっているから。」

 

「何となく必要だと思っているから。」

こんな理由で本当に必要かどうか分からないままやっている仕事は意外とあります。

今一度自問自答し、仕事の必要性を確認してみましょう。

質を下げられないか？

日本人は真面目なので、何でもかんでも作り込みすぎる傾向にあります。

たとえば、報告書やプレゼン資料、製品、マニュアルなど、

「無いよりも有る方がいいからとりあえず追加しよ！」

 

「クオリティーは高ければ高いほどいい！」

という思いから、過剰品質でアウトプットしてしまう人が非常に多いです。

効率の良い人は、要求に対して手間暇かけて高すぎるアウトプットを出すのではなく、要求通りのアウトプットを出します。

スポーツの世界でも、プロ野球の一流ピッチャーは誰にでも全力投球するのではなく、強打者やピンチの時のみ全力投球するなど上手く力を抜いています。

このように、

「質を下げられないか？」

と自問自答し、要求に対してやりすぎている仕事は、質を下げて時間を節約しましょう。

まずは、

「質を下げることへの罪悪感を無くす」

ことが大切です。

※質を下げるとは言うものの、最低限の要求を満たすことは必須です。

やりにくいことはないか？

人間は、変化を嫌う生き物です。

なので、多少やりにくいことがあっても、

「変えるのはめんどくさいしこのままでいいか・・・。」

と考え、やりにくいのに見て見ぬ振りをしてしまいます。

やりにくいということは、行為に対してストレスを感じているということであり、非効率であることの表れです。

「やりにくいことはないか？」

と問いかけましょう。

早くやれないか？

同じ仕事に対して同じやり方ばかりしていると、もっと効率的にできる方法に気付くことができません。

同じ仕事でも、

「もっと早くやれないか？」

と自問自答し、異なるやり方を試すことが重要です。

暇な時間はないか？

「忙しい時は大変だけど、暇な時は何もすることがない。」

という人もいます。

繁忙期など、時期によって忙しさが変動する仕事は多いです。

しかし、暇な時間を有効活用できていないことがよくあります。

まずは暇な時間がないか考えましょう。

暇な時間がある場合は、暇な時間を有効活用できないか自問自答しましょう。

スキルアップできないか？

目まぐるしく周りのレベルが上がっている現代では、もはや現状維持は退化と同義です。

日々漫然と過ごすのではなく、

「もっともっとスキルアップできないか？」

と自問自答し、貪欲に成長することが、生産性の向上につながります。

一度にまとめてやれないか？

たとえば、

大量の荷物を手で小分けにして運ぶより、トラックで一度に運んだ方が早いのは、誰もが分かることです。

しかし引っ越しと違って、仕事になると一度にやらずに小分けにするムダに気付かない人が多いです。

「一度にまとめてやれないか？」

と問うことは生産性の向上に欠かせません。

一人でやれないか？

会社は業務を細分化し、分担することで効率化を図っています。

しかし、細分化するほどコミュニケーションをとる必要がありますので、伝達のムダが生じます。

そのため、必要以上の細分化はむしろ非効率となります。

よって

「一人でパパっとやれないか？」

とチーム単位で考え、一人でも十分こなせる仕事は一人が担当することにしましょう。

みんなでやれないか？

一方で、

「コミュニケーションを取るのがめんどうくさい」

 

「一人の力でやり切りたい」

などという思いがあると、協力するべき仕事も一人でこなそうと躍起になってしまう場合があります。

また特定の仕事をできるのが一人しかいない(属人化)場合、その人が急遽いなくなると誰もその仕事をこなすことができなくなり、多大なムダが発生してしまいます。

よって、負荷の大きな仕事については

「みんなでやれないか？」

と考えることが大切です。

偏っていないか？

業務量や難易度の高い仕事は、必ず人による偏りが生じます。

業務の平準化は非常に困難ですからね。

忙しい人がいれば暇を持て余している人がいます。

仕事の偏りが生じれば生じるほど、職場の生産性は悪くなり、忙しい人の不平不満も募ります。

「職場の仕事が偏っていないか？」

と定期的に自問自答し、チームで対策していかなければなりません。

集中してやれないか？

残業ありきで考えたり、納期がない仕事に対しては、ダラダラと取り組んでしまうことがあります。

また、人間はそもそもマルチタスクをこなすのが困難であるので、複数の仕事を同時に進めると脳が集中できない状態となります。

「もっと集中してやれないか？」

と自問自答することで、集中できる状態を維持できれば、生産性が高くなります。

※集中力を高めるテクニックとして、ポモドーロ・テクニックをおすすめします。ポモドーロ・テクニックの方法については、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【仕事効率化】ポモドーロテクニックを使って仕事を効率化した実体験

上手にやれないか？

手先の器用さが求められるなど、熟練した作業者じゃないと達成できない仕事があります。

また、操作が複雑すぎて新人では全く取り扱えない仕事もあります。

このような難易度が高い仕事に対しては、

・細部まで作り込んだマニュアルの作成　

・簡単にできるように複雑な作業をやめる(治工具の作製や説明ガイドの設置、多すぎる選択肢の削減など)

ことなどが肝要です。

「もっと上手にやれないか？」

と問いかけ、誰でも簡単にできる仕事にレベルダウンしましょう。

待たないといけないか？

目まぐるしいスピードで変化する現代では、上司の承認待ちなどの手待ちの時間によってビジネスチャンスを逃す可能性が十分考えられます。

また、承認が出るまで何もやる仕事が無いという状態に陥ることもあります。

「そもそも待たないといけないか？」

と自問自答しましょう。

移動しないといけないか？

移動時間は、作業の手が止まりますのでムダとなります。

物の置き場を変えることで自分が動かなくて済むようにしたり、現地で会議をしなくていいようにテレビ会議システムを導入したり、移動は最低限にしましょう。

使っていない物はないか？

誰にも使用されない物は、存在するだけでムダとなります。

スペースを取りますし、綺麗に維持するために人の手がかかります。

「使っていない物はないか？」

と問いかけることが大切です。

捨てないといけないか？

断捨離して捨てると判断した物に対して、今一度

「本当に捨てないといけないか？」

と考えましょう。

現代では、シェアリングエコノミーが急激に発展し始めており、資源の有効活用に大きな焦点が当てられています。

よって、あなたが使わなくても誰かが有効活用できる可能性があります。

「捨てないといけないか？」

と自問自答し、資源の有効活用について検討してみましょう。

不満はないか？

「なぜ自分がこの仕事をやらなくてはならないのか？」

 

「あの上司の指示は非効率で不満だ。」

このような不平不満があると、仕事へのモチベーションが著しく下がってしまいます。

モチベーションは成果に直結します。

なので不平不満の解消は成果の向上に直結します。

「なにか不満に思うことはないか？」

と考え、不満の解消に向けて動きましょう。

仕事を早く終わらせる自問自答リストまとめ

それでは最後に、仕事を早く終わらせる自問自答リストを一覧でまとめておきます。

まとめて一覧化するとめちゃくちゃボリューミーですね。でも、実用的です。本記事をブックマークして、ぜひ何度も使ってみてください。

 

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ー以上ー

かつひろ

「あなたのビジネス力の向上、全力で支援します！」をモットーにした、自動車業界の大手メーカーの会社員です。
超人的な成功者のリーダー論ではなく、普通の職場・現場に近くて実用的なリーダーシップ・ビジネススキルの持論を展開します。
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