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【超決定版】会議の無駄を無くし効率化する28個の問題への対策方法

会議を効率化して無駄をなくす

 

「会議が無駄過ぎる!会議の無駄を無くして効率化したいけど、どこを改善したらいい?」
 
「自分の会議が無駄だらけなのか効率的なのかチェックしたい!」

 

このように、会議の無駄に関して悩むビジネスパーソンは多いでしょう。

おそらく、会議の無駄はビジネスパーソン永遠の課題といってもいいかもしれませんね。

 

そこで本記事では、現役ビジネスリーダーの私が、会議の無駄である28個の問題を挙げました。

そしてそれぞれの問題への対策方法について解説していきます。

 

28個の無駄は、下記3つに大別されます。

 

会議のムダの3つの分類とは?

・資料のムダに関する問題と対策方法

・運営方法のムダに関する問題と対策方法

・ヒトのムダに関する問題と対策方法

 

この3つの視点毎に、無駄となる問題と対策方法を詳細にまとめています。

 

非常に具体的かつ簡単に書いていますので、
誰でも使いやすい実践的なものとなっています。
なので、ぜひワクワクしながら読んでくださいね!

 

資料のムダに関する問題と対策方法とは?

それではまず、資料のムダに関する問題と対策方法について解説します。

 

スライド資料がすぐに出てこない

【問題点】

・必要な資料が開かれておらず、会議中に探すため、参加者全員の時間がムダになる。

 

【対策方法】

・資料は事前に開いておく。

・一つの資料にまとめておく。

 

スライド資料が見辛い

【問題点】

・資料のストーリーが無いので、参加者が理解し辛い。

 

【対策方法】

・ストーリーを決めてから資料を作成する。

・伝えたいことを明確にする。

 

ただ資料の文字を読むだけ

【問題点】

・ただ資料の文字を読むだけなので、参加者に詳細な意図が伝わらない。

 

【対策方法】

・製品など現物を用意する。

・文字数を減らす。

・図や表を載せる。

 

ただデータを読むだけ

【問題点】

・ただデータを読むだけなので、参加者に詳細な意図が伝わらない。

 

【対策方法】

・伝えたいことが一目で分かるようにグラフや表を載せる。

 

会議中に残す板書(ホワイトボード)が見にくい

【問題点】

・板書を残す人の能力が低く、板書が見辛く会議を振り返りにくい。

 

【対策方法】

・板書の方法を統一する。

・板書の取り方を教育する。

 

スライド資料の文字などが小さい

【問題点】

・スライド資料の文字や図、表が小さく、読めない人がいる。

 

【対策方法】

・資料のフォントサイズや図、表を大きくする。

・会議室のレイアウトを変更し、参加者全員が見えやすいようにする。

 

会議当日に初めて資料が公開される

【問題点】

・参加者が会議当日に初めて資料を見るため、十分理解できないまま会議に出席し、質の高い議論ができない。

 

【対策方法】

・会議資料は、会議までに参加者に配布し、読んでもらう。

 

議事録が発行されない(もしくは発行まで時間がかかる)

【問題点】

・議事録が発行されないので、会議で決められたことが守られない。

 

【対策方法】

・議事録は会議の後3日以内に発行することなど、ルールを定める。

 

議事録の文章が多い

【問題点】

・会議中の質疑応答を全て議事録に記載するので、長くて読みにくい。

 

【対策方法】

・不要な質疑応答は記載しない。

・質疑応答のやりとりは要約する。

 

ここまでで「資料のムダに関する問題と対策方法」は終了です!あなたの会社の会議のムダは見つかりましたか?自分たちの会議と照らし合わせて考えることが重要です!

 

運営方法のムダに関する問題と対策方法とは?

続いて、運営方法のムダに関する問題と対策方法について解説します。

 

時間が長い

【問題点】

・会議は仕事をしている感が出やすいので、時間を短くしなければならないという意識が薄い。

 

【対策方法】

・余裕をもって時間を長く取ることをやめる。

・妥当な時間に設定する。

 

決められた時間をオーバーする

【問題点】

・タイムキーパーがいないため、会議の終わり時間を意識しない。

 

【対策方法】

・タイムキーパーを選任し、適宜残り時間を報告させる。

 

結論が出ない

【問題点】

・担当者のプレゼンが悪く、適切な判断をしない。

・議論が発散してまとまらない。決議者が無責任で判断しない。

 

【対策方法】

・プレゼンの指導育成を行う。

・ファシリテーターを選任して舵取りさせる。

・決議者に責任感を持たせる。

 

実施する目的が不明瞭

【問題点】

・会議の目的が不明瞭なため、会議がまとまらない。

 

【対策方法】

・会議の目的を最初に共有する。

・会議の目的は概ね下記の4つ。

 ①情報伝達

 ②問題への対策(問題分析)

 ③計画調整

 ④決議(交渉)

 

発言権が偏っている

【問題点】

・発言権が偏っているため、様々なアイデアが出ない。

 

【対策方法】

・一人ひとりに責任感を持たせる。

・主催者やファシリテーターが参加者に意見を求める。

・発言力が強い人へ自粛してもらう。

 

出席者の日程調整が難しく時間がかかる

【問題点】

・出席者の人数が多かったり、忙しい人が多く、日程調整に時間がかかる。

 

【対策方法】

・出席者を減らし最低限にする。

・直近になってから調整せず、1か月前など早めの調整を行う。

 

わざわざ現地に行かないといけない

【問題点】

・会議のためだけに遠方に行くことで、出張費や移動時間がかかる。

 

【対策方法】

・テレビ会議システムを導入し、活用する。

 

会議室が混雑し、探さないといけない

【問題点】

・会議室がどこも空いておらず、会議室の確保が難航する。

 

【対策方法】

・全社的に会議を減らす。

・空きスペースを臨時会議室として使えるように整備する。

 

具体的な行動が決まらない

【問題点】

・具体的な行動が決まらないので、誰もアクションしない。

 

【対策方法】

・曖昧な結論は出さず、誰が何をいつまでにどうやってするかを決める。

・下記5W1Hの視点で考えると抜け漏れがなくなる。

 ①Who(だれが)

 ②When(いつ)

 ③Where(どこで)

 ④What(なにを)

 ⑤Why(なぜ)

 ⑥How(どのように)

 

具体的なスケジュールが決まらない

【問題点】

・具体的なスケジュールが決まらないのでスピード感がない。

・いつまでもアクションが行われない。

 

【対策方法】

・納期がない場合でも、自主的に納期を設定し、スケジュールを立てる。

 

ここまでで「運営方法のムダに関する問題と対策方法」は終了です!あなたの会議のムダは見つかりましたか?

 

 

ヒトのムダに関する問題と対策方法とは?

続いて、ヒトのムダに関する問題と対策方法について解説します。

 

ムダな議論が多い

【問題点】

・議論が反れて、ムダな時間を使う。

 

【対策方法】

・ファシリテーターを選任し、議論が反れないように舵取りする。

 

出席者の人数に対して何も発言しない人が多い

【問題点】

・発言が少ないので、知的生産がブラッシュアップされにくい。

 

【対策方法】

・1人1回は発言を義務付ける。

・主催者が話を聞く。

 

時間になっても人が集まらない

【問題点】

・時間になっても人が集まらないので、会議が始まらず時間をムダにする。

・だらけた雰囲気が広がる。

 

【対策方法】

・時間厳守とする。

・連絡なく無断で遅れる人は出席させない。

 

声が小さくて聞こえない

【問題点】

・声が小さくて聞こえないのんで、参加者が話を理解できない。

 

【対策方法】

・マイクやスピーカーを使用する。

 

寝ている人がいる

【問題点】

・会議に無関心で、出席しても貢献しない人がいる。

 

【対策方法】

・会議中に寝る人は会議から追放する。

・頻繁に参加者に意見を聞くなど、退屈な会議をやめる。

 

会議に無関係の作業をしている人がいる

【問題点】

・会議に無関心で、出席しても貢献しない人がいる。

 

【対策方法】

・会議に無関係の作業を禁止する。

・「とりあえず参加」を禁止する。

 

議論がなく、報告会になっている

【問題点】

・議論がないので、知的生産がブラッシュアップされない。

 

【対策方法】

・議論不要なら、会議を開かない。

・報告書やメールで情報を展開する。

 

怖い人や暗い人が多い

【問題点】

・雰囲気が悪いので、発言しにくい。

・前向きになれない。

・つまらない。

 

【対策方法】

・参加者に腕組みや足組みをやめてもらう。

・笑顔を増やす。

・怒らない。

 

決議者が来ない

【問題点】

・決議者が来ないので、判断が出来ず、会議の目的が達成できない。

 

【対策方法】

・決議者などキーパーソンには直接出席の有無を確認する。

 

ここまでで「ヒトのムダに関する問題と対策方法」は終了です!あなたの会議の改善点はいくつ見つかりましたか?

 

 

会議を無駄にする28個の問題まとめ

それでは最後に、会議を無駄にする28個の問題についてまとめておきます。

会議の無駄を見つけるチェックリストとしてご活用ください!

 

※対策方法については上記をご確認ください。

資料のムダに関する問題と対策方法とは?
 
①スライド資料がすぐに出てこない
 
②スライド資料が見辛い
 
③ただ資料の文字を読むだけ
 
④ただデータを読むだけ
 
⑤会議中に残す板書(ホワイトボード)が見にくい
 
⑥スライド資料の文字などが小さい
 
⑦会議当日に初めて資料が公開される
 
⑧議事録が発行されない(もしくは発行まで時間がかかる)
 
⑨議事録の文章が多い
 
 
運営方法のムダに関する問題と対策方法とは?
 
①時間が長い
 
②決められた時間をオーバーする
 
③結論が出ない
 
④実施する目的が不明瞭
 
⑤発言権が偏っている
 
⑥出席者の日程調整が難しく時間がかかる
 
⑦わざわざ現地に行かないといけない
 
⑧会議室が混雑し、探さないといけない
 
⑨具体的な行動が決まらない
 
⑩具体的なスケジュールが決まらない
 
 
ヒトのムダに関する問題と対策方法とは?
 
①ムダな議論が多い
 
②出席者の人数に対して何も発言しない人が多い
 
③時間になっても人が集まらない
 
④声が小さくて聞こえない
 
⑤寝ている人がいる
 
⑥会議に無関係の作業をしている人がいる
 
⑦議論がなく、報告会になっている
 
⑧怖い人や暗い人が多い
 
⑨決議者が来ない

 

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