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【できない部下のミスをカバーする4ステップ】できるリーダーの対処法

できない部下のミスをカバーする対処法

 

 

「できない部下がミスしたことで、大炎上してしまった。リーダーとしてどうすれば良かったの?」

 

 

 

「部下がミスした時の対処方法が分からない。」

 

 

このように、リーダーにとって、部下がミスしたことに対する悩みは尽きません。

 

そこで本記事では、部下がミスをしてしまった時に、ミスをカバーする極意について解説します。

ミスに対するリーダーの責任の果たし方にこそ、リーダーとしての手腕が問われます。

あなたがリーダーならば、ぜひ知っておきましょう。

 

もう大丈夫!できない部下のミスをしっかりカバーできるようになりますので、ぜひワクワクしながら読み進めてください!

 

 

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部下のミスをカバーする極意とは?

人間誰しも、ミスはしてしまいます。

ミスが起こった時に、まずやらねばならないことは、被害の最小化です。

しかし、ミスの犯人捜しや、ミスをした部下の叱責を何よりも優先してしまうリーダーがたくさんいます。

部下のミスが発覚した時は、下記の4つのStepに則って対策することが肝要です。

 

 

Step1.最速対応で被害の最小化

部下のミスが発覚した時は、とにかくスピードを重視して対応することが重要です。

この時

 

「まあ大きそうなミスでは無さそう」

 

なんて安易な発想をしてはいけません。

そのように安堵していいのは、緊急度が高くないと十分に確認できた後です。

 

思わぬ大きな被害を出さないためにも、スピード重視で、ミスに対処するようにしましょう。

 

ミスの対処方法は業界によって異なりますが、大まかな流れに変わりはないと思いますので、下記にまとめておきます。

 

ミスの対処法の流れとは?

①現状把握:部下から、正直に全ての情報を聞き出す。情報整理。

  ⇩

②原因究明:何が原因か突き止める。

  ⇩

③緊急度の決定:緊急度によって、他チームからの応援の必要性などを議論する。

  ⇩

④対応方法の決定:対策方法や打ち合わせのセッティング、客先への謝罪などを決める。

 

行き当たりばったりで対処するのではなく、適切な順序で処理しましょう!

 

Step2.再発防止で二度と同じ過ちを犯さない

Step1の最速対応で被害を最小化できたら、次のStepとして、再発防止で二度と同じ過ちを犯さないことが大切になります。

 

 

「今回はミスを無事カバーできた。めでたしめでたし。」

 

で終わっていたら、また同じ過ちを犯すでしょう。

何度も何度も同じミスを犯すことほどムダなことはありません。

 

再発防止の具体的なフローを下記します。

再発防止の具体的なフローとは?

①なぜなぜ分析:なぜミスが発生したのか?ということについて、何度も「なぜ?」と考え、原因について考え尽くす。複数人で「なぜなぜ?」と繰り返すことが大切である。

②マニュアルの作成:二度とミスが発生しないように、マニュアルを作成する。いつまでに誰がマニュアルを作るかを決めておくことが肝要である。

③対応部署の決定:根本解決に時間がかかる場合は、対応部署を明確にする。

④再発防止できているか定期チェック:同じミスが発生していないか、定期的にチェックする。一定期間問題無ければ、チェックをやめて良い(いつまで確認するかは関連部署と相談)。

 

同じ過ちを犯すことほど、愚かなことはありません!二度と同じミスをしないように、しっかり対処しましょう!

 

Step3.未然防止で未来の損失を防ぐ

せっかく再発防止案が出来たのであれば、自部署だけに展開するのは、非常にもったいないです。

 

会社全体としての利益を考えるのであれば、同様のミスが発生するリスクがある他部署にもミスの情報と再発防止案を展開するようにしましょう。

 

この情報と対策案の横展開によって、他部署のミスの未然防止ができます。

 

他部署まで視野に入れられると、相当仕事が出来る目が養われているといえますね♪

 

 

Step4.継続改善によってリスクの最小化

他部署にミスと対策案を横展開することで、思わぬ収穫が得られることがあります。

 

例えば、

「うちの部署でも同じようなミスがありました。対策案に○○も追加でルール化しないと、またミスが出る可能性がありますよ。」

というフィードバックがもらえる可能性があります。

 

このように、あなたの部署が打ち出した対策案は、必ずしも完璧とは限りません。

むしろ、初めから完璧なものなどありません。

 

スマホだって野球のバットだってヒートテックだって、世の中のありとあらゆるものは、環境や顧客のニーズなどから、常にバージョンアップを続けています。

 

よって、できるだけ多くの人に対策案を見て頂き、フィードバックをもらいながらバージョンアップしながら完璧を目指していけばいいのです。

 

もちろん、自部署内でも振り返りを行い

「○○も加えた方が良いね!」

というように、改善の余地があればどんどん改善していくべきでしょう。

 

何事も、最初から完璧なんてありえません!完璧を目指して、継続的に改善していきましょう!

 

 

部下のミスを減らすには?

前述しましたが、人間である以上、ミスを完全になくすことはできません。

それでは、部下のミスを減らすには、どうすればいいのでしょうか?

その方法について、下記していきます。

 

 

ダブルチェックを行う

仕事を多く抱えている部下は、逐一仕事を振り返る余裕がない場合があります。

そのため、最終チェックをせずに仕事を完成させてしまいますので、ミスに気付きにくいです。

 

そこで、リーダーであるあなたが、ダブルチェックを行う習慣を作りましょう。

 

逐一ダブルチェックを行うことは、忙しいリーダーにとって大きな負担になります。

しかし、そもそもリーダーとして部下の仕事はきっちりと把握しておくべきなので、リーダー本来の仕事と言えます。

 

部下に任せすぎているリーダーは、要注意です。

 

 

ポモドーロ・テクニックを使う

ポモドーロ・テクニックとは、ある仕事や課題、作業に対して、25分間の集中と5分間の休憩を繰り返し行う時間管理術です。

 

小まめに休憩を挟むことで、短時間の集中力を研ぎ澄まし、高い成果を達成するテクニックです。

集中力が上がってケアレスミスを減らすことができますので、ミスの低減にはもってこいのテクニックです。

あなただけでなく、部下にも紹介してあげましょう!

 

ポモドーロ・テクニックの詳細については、下記のリンク先の記事を見てください。

【仕事効率化】ポモドーロテクニックを使って仕事を効率化した感想

 

ポモドーロテクニックは、私のイチオシのテクニックです!集中力が高まりますので、ぜひお試しあれ!

 

 

仕事の背景や目的について説明する

部下に仕事を任せる時、その仕事の背景や目的について説明するのは、リーダーの責任です。

 

忙しいと言い訳し、部下にきちんと背景や目的を説明していないリーダーは多いでしょう。

仕事の背景や目的を分からないままだと、良い仕事ができないのはもちろん、ミスも増えますので、部下に説明する時間をちゃんと割くようにしましょう。

 

仕事の質が上がり、ミスも減るので、結果として効率化します。

 

 

プチ反省文を書かせる

ミスをしたにもかかわらず、部下の性格によっては反省しない場合があります。

 

反省しない部下は、いくらマニュアルなどを作っても、マニュアルを見ずに仕事をこなし、またミスを繰り返す可能性があります。

 

そこで、部下にミスの重大さを伝えると共に、ミスの罰を与えるようにしましょう。

そのための手段として、プチ反省文を書かせることをおすすめします。

 

ミスを責め立てるような重い内容にならないようにしましょう。

参考までに、プチ反省文の内容を下記しておきます。

 

プチ反省文の内容(参考例)

・ミスの概要

・なぜミスをしたのか?

・同じミスをしない対策案は何か?

・ミスに対する被害は何か?

 

反省させるためには、やはり反省文は有効です!ただし、内容が重たくならないように注意しましょう!

 

 

部下のミスに上手く対処できるか否か。あなたのリーダーシップ力が問われる

本記事でご紹介した通り、残念ながら人はミスをしてしまう生き物です。

そのミスを上手くカバーできるか否か、ここであなたのリーダーシップ力は問われることでしょう。

 

また、いかにできない部下のミスを減らすかも肝要です。

 

リーダーである以上、部下のミスに悩まされる日々は避けられないでしょう。

しかしミスにしっかり対処できる術を身に付け、またミスを減らすことが出来たら、あなたは立派なリーダーシップが取れるリーダーだと言えるでしょう。

 

あなたが部下のミスに動じない立派なリーダーとなれることを願っております!さあ、がんばっていきましょう!

 

※本記事をブックマークし、ぜひ定期的に振り返って下さい。何度も読み返すことで必ずあなたの仕事力向上の手助けになれると確信しています。ブックマークをおすすめします。

 

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ー以上ー

部下への悩み
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