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【たった5分で解決】上司の仕事の指示が理解できない人の10の解決策

仕事の指示が理解できない人が解決する方法

 

【この記事で分かること】
 
・上司からの仕事の指示が理解できる10の具体的な方法

 

 

「上司からの仕事の指示が理解できない!どうすればすぐに理解できるようなる?」

 

 

 

「上司が次々と指示してきて、理解が追い付かない!対処方法を教えて!」

 

 

このように、上司からの指示が理解できないことで頭を悩ませている部下のみなさんは多いでしょう。

 

そこで本記事では、上司からの指示が理解できるようになる具体的な方法を解説します。

 

およそ5分で読めるこの記事を読み終える頃には、あなたの悩みは解決に向かっているはずです!ワクワクしながら読み進めて下さいね!

 

 

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上司の仕事の指示が理解できない人に捧ぐ10の解決策とは?

それでは、上司の仕事の指示が理解できない人に捧ぐ10の解決策について解説します。

 

①図や表を書いてもらいながら指示してもらう

図や表を書いてもらいながら指示してもらいましょう。

なぜなら、口頭だけの指示では理解しにくいからです。

 

 

単純な指示「今の会議の議事録を出席者に展開しといて!」

 

ぐらいの簡単な指示なら、口頭でも理解できるでしょう。

 

しかし、

 

複雑な指示「今の会議の議事録の中で、今後取引が成立しそうな会社にも情報展開しといて!」

 

と言われたらどうでしょうか?

 

 

あなた「え、今後取引が成立しそうな会社ってどうやって判断すればいいの?」

 

と困惑するでしょう。

 

そこで、今後取引が成立しそうな会社の判断方法や基準などを教えてもらう必要がありますが、口頭だけでは中々理解できないでしょう。

 

そのまま口頭だけで説明を受けても理解できず、

 

上司「まだ理解できないの?」

 

と言われるのをあなたは恐れてしまい、結局理解できないまま

 

あなた「わかりました!(あんまり理解できてないけど・・・。)」

 

と返事してしまい、後々苦しむことになるのです。

 

よって、複雑で理解が難しい場合は、ホワイトボードやノートに図や表を書いてもらいながら指示してもらいましょう。

口頭で分からないことでも、図や表を書いて説明してもらうだけで、理解しやすさが段違いになります。

 

言葉だけの指示は、非常に危険です。お互いの認識をしっかり合わせるためにも、図や表は積極的に活用してもらいましょう。

 

②上司にゆっくり話してもらう

上司にゆっくり話してもらいましょう。

なぜなら、脳の処理速度をすぐに向上させることは困難なため、脳の処理が追い付くように話のスピードを遅くしてもらう方が合理的だからです。

 

話すスピードは人によってまちまちなので、上司やリーダーによっては、まくし立てるように早口で指示する人がいます。

あなたの上司やリーダーの話す速度はどうでしょうか?

 

早口の場合は、

 

部下「理解が悪くてすいません。もう少しゆっくり話してもらえますか?」

 

と、ゆっくり話して指示するようにお願いしましょう。

 

同じ指示内容でも、話すスピードが遅くなるだけで、驚くほど理解しやすくなりますよ!

 

 

③メモを取る

メモを取りましょう。

指示を受けるときは、メモするのは鉄則中の鉄則です。

 

私は今や指示する側の人間ですが、メモを取らない部下には

 

「メモ取らなくて大丈夫なの?」

 

と尋ねるようにしています。

 

なぜそう尋ねてメモを取らせるかというと、メモを取らないということは上司に下記のような誤解を招いてしまう恐れがあるからです。

 

・指示を忘れてしまってもいいと思っている

・真剣に聞いていない

・考える気がない

 

そこで、メモを取る姿勢を見せることで、上司は

 

「お、真剣に聞こうとしてくれているな」

 

と感じることができます。

 

しかも、メモを取ると思考が整理されますので、理解度も深まります。

メモを取ることは様々なメリットがありますし、逆にメモを取らないあなたの姿に不快感を覚える人もいます。

よって、メモを取るようにしましょう。

 

④指示内容をメール(言語化)してもらう

指示内容をメール(言語化)してもらいましょう。

 

人によっては、

 

「指示される時に緊張しちゃって、頭が真っ白になって何も理解できなくなる・・・。」

 

という人もいるでしょう。

 

そのような人は、緊張しないように肩の力を抜いてから指示を受けるのが良いでしょう。

 

しかし、どうしても緊張してしまう人もいますよね?

そんな時は、指示内容をメール(言語化)してもらいましょう。

 

メールだと指示内容が記録としてきっちりと残ります。

しかも言語化情報として、指示を目で見て整理することができますので、より理解しやすくなります。

 

それに、文字を見て緊張する人はいませんよね?

なので、頭が真っ白になって理解できないなんてこともありません。

 

よって、複雑な指示で理解できない時は、

 

「概要は分かりました。確実に理解するために、指示内容をメールで送付してもらえますか?

 

とお願いするようにしましょう。

 

⑤背景・目的を説明してもらう

背景・目的を説明してもらいましょう。

なぜなら、指示内容だけでなく、指示された仕事の背景や目的を知ることは非常に重要だからです。

一部だけ理解しても、大枠として理解しておかないと、理解したつもりで誤った仕事をしてしまう可能性があります。

 

たとえば、

上司「この議事録を関係者に展開しといて!」

 

あなた「(いつものメンバーでいいかな?)はい、わかりました!」

 

~後日~

 

上司「おいおい、例の議事録がA社に展開されてなかったぞ!あの議事録は社外向けにも展開できるように作ってるんだから、関係者と言えばA社も入るだろ!」

 

あなた「ああ、すいません!」

 

このように、その仕事の背景や目的を知っておけば、このような思い込みによるミスは生じませんでした。

 

これは簡易的な例ですが、仕事が大きくなるほど、背景や目的の理解は重要となってきます。

むしろ、指示の内容だけを理解して、指示の背景や目的を知らないというのは、指示を理解できていないのと同義と言えます。

 

上司やリーダーは忙しいので、

「これ、よろしくね!」

と、指示だけ端的に伝えて、背景や目的を説明してくれない人が多いです。

 

なので、あなたから

「この指示の背景や目的を教えてください!」

と聞くようにしましょう。

 

大枠を知ろうと積極的に聞くことができれば、あなたの本質を理解する力は高まっていくでしょう。

 

どんな仕事でも、背景や目的を理解することは非常に重要です!ここをあいまいにしないように!

 

 

⑥質問力を磨く

質問力を磨きましょう。

なぜなら、質問力が低いと、理解できない時に上手く質問することができず、相手から欲しい答えを聞きだすことができないからです。

 

質問力を上げる具体的な方法を下記します。

 

①一度に複数の質問をしない
 
②食い付きの良い話題を一つ深堀する
 
③相手の知識レベルを確認せずに専門用語は使わない
 
④5W1Hを活用する
 
⑤自分の意見をちょっとだけ混ぜて質問する
 
⑥リアクションは大きく取る
 
⑦あいまいさをなくす
 
⑧質問する目的を明らかにする
 
⑨求められていないのにアドバイスはしない
 
⑩相手の使う単語は言い換えない
 
⑪質問は簡潔にする
 
⑫理解できないときは再度聞く
 
⑬情熱を持って最後まで聞く
 
⑭事実・推測・意見は分ける
 
⑮感情シンクロを使う

引用元:【質問力爆上げ!】質問の仕方15の極意で、あなたも質問の天才に!

 

上記の質問力を上げる具体的な方法については、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

【質問力爆上げ!】質問の仕方15の極意で、あなたも質問の天才に!

 

⇧質問力を上げると、指示が理解できるだけでなく、日常生活でも大きなメリットがあります!質問力は磨いておきましょう。

 

 

⑦必要な専門用語を学ぶ

必要な専門用語を学びましょう。

なぜなら、指示の中で知らない専門用語が出てくると、指示が一気に理解できなくなるからです。

 

英語の文法がある程度分かっても、意味が分からない英単語が多いと、全く文章が理解できなくなるのと同じですね。

それほど、単語の意味を知っていることは重要なんです。

 

さて、どんな業界や職種でも、多かれ少なかれ専門用語があるでしょう。

その専門用語が分からないと、指示内容が理解できなくなるのも無理からぬことでしょう。

 

あなたの業界や職種でよく使われる専門用語は、しっかり学んですぐに理解できるようにしておきましょう。

それだけでも、上司やリーダーからの指示内容が理解しやすくなります。

 

 

⑧職場で必要とされる基礎知識を学ぶ

職場で必要とされる基礎知識を学びましょう。

なぜなら、上記の「必要な専門用語」と同様に、基礎知識を知らないと理解できるものも理解できないからです。

 

理解力を上げるよりも先に、まずは基礎知識をしっかりと習得できるように学ぶことが先決です。

 

指示内容が分かるだけでなく、あなたの仕事力の向上にもつながりますので、職場で必要とされる基礎知識を学びましょう。

 

⑨指示を復唱して、合っているか確認する

指示を復唱して、相手の指示とあなたの理解が合っているか確認しましょう。

なぜなら、相手の指示とあなたの理解が食い違っている可能性があるからです。

 

あなたが間違った理解をしたり、あいまいな理解のまま仕事を進めていくと、後で

上司「おい、全然指示と違うじゃないか!」

と、仕事が全てやり直しになってしまう可能性があります。

 

また、自分がどこまで理解できているのかすら分からない時もあるでしょう。

 

そんな時は、指示を復唱して、相手の指示とあなたの理解が合っているか確認することが重要となります。

 

間違っていても構いませんので、勇気を出して復唱するようにしましょう。

 

あなた「この議事録は、社内の○○部と△△部に展開で良かったでしょうか?」

 

上司「いやいや、取引先のA社にも展開してね!あと機密事項も消しとくようにね!」

 

このように、指示内容を復唱することで、あなたの理解を確かめることもできますし、理解できていないところを再度指示してもらえます。

 

よって、指示を復唱して、相手の指示とあなたの理解が合っているか確認しましょう。

 

⑩指示は、1回1つにしてもらう

指示は、1回1つにしてもらいましょう。

なぜなら、同時に3つも4つも指示されると、指示内容が混同して理解する難易度が一気に上がってしまうからです。

 

上司やリーダーが一度に3つも4つも指示しようとしてきた場合は、

「理解できないので、一つひとつ確実に指示を頂けますか?すいません。」

と、指示がこんがらがってしまわないように、明確に分けるようにしましょう。

 

※本来は、上司やリーダーが部下への思いやりを持って分かりやすいように指示するべきです。しかし残念ながら、思いやりを持っている上司やリーダーばかりではありません。

 

よって、指示は、1回1つにしてもらいましょう。

 

 

 

上司の仕事の指示が理解できない人に捧ぐ10の解決策まとめ

それでは最後に、上司の仕事の指示が理解できない人に捧ぐ10の解決策をまとめておきます。

 

①図や表を書いてもらいながら指示してもらう
 
②上司にゆっくり話してもらう
 
③メモを取る
 
④指示内容をメール(言語化)してもらう
 
⑤背景・目的を説明してもらう
 
⑥質問力を磨く

⑦必要な専門用語を学ぶ
 
⑧職場で必要とされる基礎知識を学ぶ
 
⑨指示を復唱して、合っているか確認する
 
⑩指示は、1回1つにしてもらう

 

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ー以上ー

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