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【プレゼン名人の教え】社内プレゼンの7つのコツや資料の注意点とは?

【分かること】

・社内プレゼンのコツ

・社内・社外関わらず通用するプレゼンの極意

 

「社内のプレゼンのコツを知りたい!」

 

「社内プレゼンって、他のプレゼンと違ってどこに気を付けたらいい?」

 

このように、社内プレゼンについて頭を悩ませているビジネスパーソンは多いでしょう。

そこで本記事では、社内プレゼンの7つのコツや資料の注意点について解説していきます。

 

これであなたも社内プレゼンの達人へ!
ワクワクしながら読み進めてください!

 

 

 

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社内プレゼンの7つのコツや資料の注意点とは?

それでは、社内プレゼンの7つのコツや資料の注意点とは?

 

①プレゼンの目的を明確化する

プレゼンの目的を明確化しましょう。

 

プレゼンの目的は、原則下記の4つに分類されます。

 

プレゼンの目的

・情報共有する

・仕事の方向性を決定する(今後どう進めたらいいか?を決定)

・意思決定者に何らかの意思決定をしてもらう(提案を承諾してもらう)

・何らかのアクションを促す(誰がいつまでに何をするかを決める)

 

プレゼンの目的をはっきりさせずにプレゼン資料を作り始める人が驚くほど多いですが、目的を意識できないプレゼンは論外です。

 

さて、あなたのプレゼンの目的は何でしょうか?

 

まずは社内プレゼンの目的を明確化することが重要です。

 

②プレゼンの極意を習得する

社内・社外に関わらず通用するプレゼンの極意を習得しておきましょう。

 

下記のリンク先では、プレゼンの段階毎に、プレゼンの極意がみっちりと詰め込まれています。

あなたのプレゼン力が間違いなく向上することをお約束するので、ぜひ一読することをおすすめします。

※本記事の最後にもう一度リンク先を記載しますので、本記事を読み終えてから読むことをおすすめします。

 

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③資料はとにかくシンプルに!

資料はとにかくシンプルにしましょう。

なぜなら、社内プレゼンの参加者は内情を知っている為、細部まで作り込まなくても理解してくれるからです。

 

「本当に伝えたいことは何か?」

ということをしっかり絞り込みましょう。

 

多くのビジネスパーソンは、引き算が苦手です。

 

「あの情報も入れなくちゃ!」

 

「例のデータは関係性が薄いけど、入れないよりは入れた方がいいよね?」

 

このように、あれもこれもととにかくプレゼン資料に足し算してしまう傾向にあります。

そうなると、プレゼン資料が不必要に膨れ上がってしまい、プレゼンで本当に達成したい目的の達成率が下がってしまいます。

 

より資料をシンプルにすることで、相手は迅速に理解できますし、目的が明確になってぶれにくくなります。

 

よって、社内プレゼン資料は、不必要な情報やデータを出来る限り省き、シンプルにしましょう。

 

シンプル・イズ・ベスト!ですね!

 

④時間は短く!

プレゼン時間が決まっている発表会を除き、時間が定まっていない場合は、出来る限りプレゼン時間を短くしましょう。

なぜなら、フォーマルではない社内プレゼンでは、緊張感が少ないので聞き手が飽きやすいからです。

 

プレゼンはその形式上、一方向のコミュニケーションになりやすいです(あなただけが話し続けるから)。

よって、出来る限りプレゼン時間は短くして、聞き手が飽きる前に質疑応答や議論に入るのがベストです。

 

⑤途中で質疑応答や議論の時間を設ける

途中で質疑応答や議論の時間を設けましょう。

なぜなら、先ほども述べたように社内プレゼンは緊張感が少ないので、聞き手が飽きやすいからです。

よって、プレゼン時間を短くするのがベストな選択ですが、内容によってはどうしても時間が長くなってしまうことがあります。

 

そんな時は、途中で質疑応答や議論の時間を設けることで、聞き手を飽きさせないようにしましょう。

 

一度対話を入れることで、聞き手を飽きさせませんし、場を引き締めることができます。

 

⑥プレゼン資料は必ず事前送付する

プレゼン資料は必ず事前送付しましょう。

なぜなら、質の高い議論や意思決定を行うためには、聞き手が事前に資料を読んで理解を深めておくことが必須だからです。

 

「資料を事前に送付すると、上司たちにじっくり資料を読まれるから、ごまかしがきかない。」

 

という理由で資料を事前送付したがらない人がいますが、愚の骨頂です(私の会社にもいます)。

 

ごまかそうという意思が介在するプレゼンは、もしその場は上手く凌げても、後々大炎上するきっかけになりかねません。

なぜなら、誤った意思決定を引き出す確率を高めるからです。

 

一方で、

資料が当日まで出来上がらなかったから送れなかった。」

という理由で資料を事前送付しない人もいますが、これも論外です。

 

大枠は決まっているはずなので、完成版でないにしろ、資料は必ず事前送付しましょう。

 

社内プレゼンなので、必ずしも完成版を送る必要はないということを覚えておきましょう。

 

資料を事前送付しない人は、プレゼンの場に立つ資格がないとすら思いますので、気を付けましょう。

 

⑦PREP法でスピーディーに結論から伝える

PREP法でスピーディーに結論から伝えましょう。

なぜなら、社内プレゼンではスピード感が強く求められるからです。

 

さて、それではPREP法とは一体どういうものなのでしょうか?

 

PREP法とは?

P(Point:結論)

R(Reason:理由)

E(Example:事例)

P(Point:結論)

の略称です。

 

プレゼンで非常に重宝するテクニックです。

結論を先に伝え、補足説明を付け加え、最後にもう一度結論を伝えるというスタイルです。

 

PREP法のメリットとしては、

結論が分かりやすい!

そして筋道立てたストーリーなので理解しやすい!

さらにもう一度結論を言うことで、聞き手のインパクトに残る!

です。メリットが大きい話法ですね。

 

多くの聞き手は、社内事情や、業務の背景や目的を知っている人が多いので、その点を手厚く説明するのは得策ではありません。

※もちろん、情報共有や引継ぎが目的の場合は除きますが。

 

よって、いち早く結論を知って議論の時間を有効活用したいと考える人は多いです。

以上より、PREP法でスピーディーに結論から伝えましょう。

 

 

 

社内プレゼンの7つのコツや資料の注意点まとめ

それでは最後に、社内プレゼンの7つのコツや資料の注意点をまとめておきます。

 

①プレゼンの目的を明確化する
 
②プレゼンの極意を習得する
 
③資料はとにかくシンプルに!
 
④時間は短く!
 
⑤途中で質疑応答や議論の時間を設ける
 
⑥プレゼン資料は必ず事前送付する
 
⑦PREP法でスピーディーに結論から伝える

 

その他プレゼンの極意については、下記の記事にて詳細にまとめていますのでぜひ参考にして下さい。

 
 

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ー以上ー

リーダーに必要な能力・スキル
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